Problème
Une personne arrive lundi. Son ordinateur n'est pas prêt, son compte n'existe pas, elle ne peut ouvrir ni sa messagerie ni le logiciel dont elle a besoin. Elle passe deux jours à regarder ses collègues travailler. Le service informatique, lui, a appris son arrivée le matin même.
Solution recommandée
Prévenir dix jours ouvrés à l'avance, par le canal habituel des demandes, avec six informations et pas une de plus. Le délai n'est pas du confort : un ordinateur à commander met une à six semaines à arriver, et un accès à un logiciel métier dépend souvent d'un tiers.
Matériel & outils
Le canal de demande habituel de votre informatique : un formulaire, une adresse dédiée, un outil de tickets. Le contrat ou la fiche de poste, pour le service et l'intitulé.
Étapes
1. Envoyer la demande dès la signature du contrat, sans attendre la semaine précédant l'arrivée 2. Indiquer le nom et la date d'arrivée, en précisant l'heure si la personne commence tôt 3. Indiquer le poste et le service : c'est ce qui détermine les accès, sans avoir à les énumérer 4. Indiquer le responsable, qui validera les demandes particulières et récupérera les accès en cas de départ 5. Indiquer le type de matériel souhaité : fixe ou portable, et tout besoin particulier 6. Indiquer les logiciels métier auxquels la personne doit accéder. C'est la ligne qui demande un effort et qui évite une semaine d'allers-retours 7. Indiquer le statut : salarié, alternant, intérimaire ou prestataire. Un contrat à durée limitée doit donner une date de fin au compte, sinon il reste actif indéfiniment 8. Confirmer avec l'informatique quelques jours avant l'arrivée que tout sera prêt
Coût estimé
0 € en organisation. Le matériel dépend du poste ; c'est précisément pour cela que le délai compte plus que le budget.
Limites
Cette fiche traite l'arrivée. Le changement de poste en interne et le départ demandent chacun leur propre procédure, et le changement de poste est le plus mal traité des trois : on ajoute les accès du nouveau service sans jamais retirer ceux de l'ancien.
Erreurs fréquentes
Prévenir la veille, ce qui rend le délai de commande impossible à tenir. Oublier de citer les logiciels métier, dont l'ouverture dépend souvent d'un fournisseur extérieur. Passer par un message direct plutôt que par le canal prévu, ce qui fait perdre la demande. Ne pas donner de date de fin à un contrat temporaire.
Alternatives
Pour le cycle complet, arrivée, changement de poste et départ, avec l'ordre des opérations et la raison de chaque étape, voir le cours « Arrivée, mobilité, départ : le cycle de vie utilisateur ».
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