Problème
Un salarié quitte l'entreprise et personne ne sait précisément quels accès il détient. Le risque est double : laisser des accès ouverts, ou supprimer un compte et perdre avec lui des documents ou des messages nécessaires à l'activité.
Solution recommandée
Suspendre les comptes plutôt que les supprimer, transférer les données avant toute coupure, et traiter les accès dans un ordre défini plutôt qu'au fil de ce qui vient à l'esprit.
Matériel & outils
Console d'administration Microsoft 365 ou Google Workspace, liste des outils utilisés par l'entreprise
Étapes
1. Avant toute chose, établir la liste des accès : messagerie, stockage, outils métier, banque, réseaux sociaux, nom de domaine, prestataires, badges et téléphone 2. Transférer d'abord le contenu : documents du stockage personnel vers un dossier de l'entreprise, et délégation de la messagerie vers le responsable ou le successeur 3. Suspendre le compte principal au lieu de le supprimer : la suspension coupe l'accès immédiatement tout en conservant les données 4. Mettre en place une réponse automatique et une redirection sur l'adresse de messagerie, plutôt que de la supprimer, pour ne pas perdre les messages des clients 5. Retirer les accès aux outils tiers un par un : ils ne sont presque jamais liés au compte principal et restent actifs après la suspension 6. Changer les mots de passe partagés que la personne connaissait, notamment ceux des comptes sans utilisateur nommé comme les réseaux sociaux ou la banque 7. Ne supprimer définitivement le compte qu'après le délai de conservation décidé par l'entreprise, généralement plusieurs mois
Coût estimé
0 €, hors licence conservée pendant la période de suspension
Limites
Ne traite pas les aspects juridiques du départ ni les obligations de conservation propres à chaque secteur. Ne couvre pas les environnements avec annuaire d'entreprise, où la procédure passe par l'administrateur.
Erreurs fréquentes
Supprimer le compte le jour du départ, ce qui efface souvent les documents et la messagerie avec lui. Oublier les accès aux outils tiers, qui survivent à la suspension du compte principal. Négliger les mots de passe partagés, qui restent valides indéfiniment.
Alternatives
Convertir la boîte de messagerie en boîte partagée, quand l'offre le permet, conserve l'historique sans consommer de licence.
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