Problème
Un salarié, un stagiaire ou un prestataire ouvre sans effort des dossiers qui ne le concernent pas : bulletins de paie, comptabilité, dossiers du personnel. Personne n'a rien forcé, les fichiers sont simplement accessibles à tous. La situation se découvre souvent par hasard, quand quelqu'un signale ce qu'il a vu.
Solution recommandée
Donner les droits par groupe de métier plutôt que personne par personne, en partant du principe inverse de celui qui a produit la situation : personne n'a accès, on ouvre ensuite ce qui est nécessaire. Séparer d'abord les trois ou quatre dossiers sensibles, le reste peut attendre.
Matériel & outils
La liste du personnel par service, fournie par les ressources humaines. L'écran de partage du serveur de fichiers ou du service en ligne utilisé. Un tableur pour noter qui doit accéder à quoi.
Étapes
1. Lister les dossiers partagés existants, et pour chacun écrire une phrase : à quoi il sert et qui devrait y accéder 2. Repérer les trois ou quatre qui posent un vrai problème : paie, comptabilité, dossiers du personnel, contrats 3. Créer un groupe par service plutôt que d'attribuer les droits personne par personne, sinon chaque arrivée et chaque départ redevient un travail manuel 4. Retirer l'accès général sur ces dossiers sensibles, puis donner l'accès au seul groupe concerné 5. Prévenir les personnes avant de couper : une coupure sans annonce produit dix appels au support le lendemain matin 6. Vérifier avec une personne de chaque service qu'elle accède toujours à ce dont elle a besoin 7. Noter dans un document qui a accès à quoi, et la date, pour pouvoir le revoir dans six mois
Coût estimé
0 € si le serveur de fichiers ou la suite en ligne est déjà en place. Une demi-journée de travail pour un parc de moins de cinquante personnes.
Limites
Cette fiche traite les dossiers partagés. Elle ne traite pas la séparation du réseau lui-même, qui empêche un appareil de seulement voir un autre appareil : ce point relève du cours sur les réseaux. Elle ne traite pas non plus les accès aux applications métier, qui ont leur propre gestion de comptes.
Erreurs fréquentes
Ouvrir tous les droits « le temps de faire fonctionner les choses », puis ne jamais les refermer, ce qui est l'origine de la quasi-totalité de ces situations. Attribuer les droits personne par personne, ce qui devient ingérable à la première arrivée. Couper les accès sans prévenir, ce qui fait passer la correction pour une panne.
Alternatives
Pour comprendre pourquoi une entreprise sépare aussi son réseau, et pas seulement ses dossiers, le cours « Fondamentaux des réseaux » explique la segmentation et ce qu'elle protège. Pour l'organisation des arrivées et des départs, qui est la cause profonde de l'accumulation des droits, voir le cours « Arrivée, mobilité, départ ».
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