Savoir ce que l'informatique coûte vraiment

« Combien nous coûte l'informatique ? »

La question tombe en réunion budget, et dans la plupart des PME personne ne sait y répondre. Non par négligence : parce que la dépense n'est pas à un seul endroit, et qu'une partie ne passe même pas par le service informatique.

Ce guide donne la méthode pour établir la liste complète. Comptez une demi-journée la première fois, et prévoyez d'être surpris.

Pourquoi la dépense échappe au contrôle

Avant de chercher, il faut comprendre où ça fuit. Le circuit ressemble à ceci :

flowchart TD
    A["Besoin d'un outil"] --> B{"Qui decide ?"}
    B -->|"Service informatique"| C["Bon de commande,<br/>tracé, connu"]
    B -->|"Un service metier,<br/>directement"| D["Carte bancaire ou<br/>note de frais"]
    B -->|"Une personne,<br/>pour essayer"| E["Offre gratuite,<br/>puis payante"]
    C --> F["Apparait dans<br/>le budget informatique"]
    D --> G["Apparait en comptabilite,<br/>pas en informatique"]
    E --> G
    G --> H["Renouvele automatiquement,<br/>personne ne le revoit"]

Les deux branches de droite expliquent presque tout l'écart. Un abonnement souscrit par un chef de service avec sa carte n'apparaît dans aucun inventaire technique, et son renouvellement automatique le rend invisible pour toujours.

Personne ne ment. Personne ne sait.

Commencez par les relevés, pas par les logiciels

C'est le renversement de méthode qui fait tout l'intérêt de l'exercice.

Le réflexe est de lister les logiciels installés et de chercher leur coût. Cela rate par construction toute la dépense en abonnement, qui est aujourd'hui la majorité.

Faites l'inverse. Demandez à la comptabilité :

• les relevés bancaires professionnels des douze derniers mois, en cherchant les prélèvements récurrents ;
• les notes de frais contenant des abonnements ;
• les factures fournisseurs classées en informatique, télécoms et services.

Vous partez de l'argent qui sort, et vous remontez vers ce qu'il paye. Aucune dépense ne peut échapper à cette méthode, puisqu'elle sort forcément du compte.

Les six endroits où ça se cache

Une fois les relevés en main, cherchez spécifiquement ces six catégories. Elles reviennent dans presque toutes les organisations.

Les abonnements en libre-service. Souscrits en ligne par une personne, souvent pour un essai, devenus payants sans décision. C'est la catégorie la plus dispersée et souvent la plus fournie.

Les licences payées pour des personnes parties. Le gaspillage le plus fréquent et le plus facile à corriger : le compte est désactivé, la licence continue d'être facturée parce que personne n'a réduit le nombre de postes. Le lien avec le processus de départ est direct, voir Un salarié part, les accès à couper le jour même.

Les doublons fonctionnels. Traités plus bas, ils méritent leur section.

Le stockage en ligne facturé à l'usage. Il grossit tout seul. Une facture qui augmente de quelques pour cent chaque mois pendant trois ans double sans que personne ne remarque une hausse.

Les noms de domaine et certificats. Petits montants, souvent réglés par carte personnelle il y a des années, et dont l'oubli ne coûte rien jusqu'au jour où le domaine expire et où le site tombe.

Le matériel en location. Photocopieurs, terminaux, parfois des postes. Les contrats courent souvent après que le matériel a cessé d'être utilisé.

Les doublons fonctionnels

Plus difficiles à voir que les autres, parce que chacun a été choisi pour une bonne raison, par une personne différente, à un moment différent.

Le tableau typique dans une PME de cinquante personnes : trois outils de visioconférence, deux espaces de stockage en ligne, deux outils de suivi de tâches, et un outil de tickets acheté par le support pendant que l'informatique en utilisait un autre.

Pour les repérer, ne classez pas par fournisseur : classez par fonction. Faites une colonne « à quoi ça sert », remplissez-la en langage courant, puis triez. Les doublons sautent aux yeux.

Attention à une nuance : un doublon n'est pas automatiquement un gaspillage. Deux outils peuvent couvrir deux usages réellement différents. Ce qui est un gaspillage, c'est deux outils que personne n'a jamais comparés.

Le tableau de recensement

Une ligne par abonnement ou contrat. Ces colonnes, et pas d'autres au premier tour :

La colonne « responsable » n'est pas de la bureaucratie : un abonnement sans propriétaire nommé est exactement celui que personne ne revoit jamais.

L'écart qui déclenche une décision

Comptes payés moins comptes réellement utilisés. C'est le seul indicateur qui provoque une action, et il ne demande aucun outil.

Pour l'obtenir : la facture donne le nombre de postes payés. Pour les comptes utilisés, la plupart des services affichent une date de dernière connexion. À défaut, demandez simplement aux équipes qui s'en sert.

Un écart de plus de vingt pour cent est courant. Un écart de plus de la moitié arrive souvent sur les outils achetés pour un projet terminé.

Notez aussi les dates d'échéance dans un calendrier partagé au moment où vous les découvrez. C'est le seul geste qui rend les renouvellements automatiques visibles, et il coûte deux minutes par ligne.

Ne coupez pas trop vite

Le piège de fin d'exercice, et il fait des dégâts.

Un outil utilisé par une seule personne peut être indispensable à un processus que personne n'a documenté. L'arrêter fait économiser un abonnement et bloque une facturation mensuelle ou une déclaration réglementaire.

Trois précautions :

• demandez avant de couper, même pour un outil qui semble abandonné. Une question par courriel coûte moins qu'un processus cassé ;
• prévenez avant, avec une date, plutôt que de couper puis de découvrir ;
• commencez par les licences excédentaires d'un outil que vous gardez, plutôt que par la suppression d'un outil entier. C'est le gain le plus rapide et le risque le plus faible.

Pour lire une facture qui reste incompréhensible malgré ce travail, voir Je ne comprends pas ma facture de licences.

À retenir

• Partez des relevés bancaires et des notes de frais, pas de l'inventaire des logiciels. C'est la seule méthode qui ne rate rien.
• Six endroits où ça se cache : abonnements libre-service, licences de personnes parties, doublons, stockage à l'usage, domaines et certificats, matériel en location.
• Classez par fonction pour voir les doublons, pas par fournisseur.
• Chaque ligne a un responsable nommé. Sans propriétaire, un abonnement n'est jamais revu.
• L'écart comptes payés moins comptes utilisés est le seul chiffre qui déclenche une décision.
• Notez les échéances dans un calendrier partagé pendant le recensement.
• Ne coupez pas sans demander. Un outil peu utilisé peut tenir un processus non documenté.