Problème
L'entreprise paie chaque mois des abonnements informatiques dont personne ne sait exactement à quoi ils correspondent. La facture semble technique, elle n'est jamais relue, et le montant augmente au fil des années.
Solution recommandée
Compter les licences facturées et les comparer au nombre de personnes qui travaillent réellement dans l'entreprise. L'écart, presque toujours présent, désigne des comptes d'anciens salariés jamais résiliés.
Matériel & outils
Factures des douze derniers mois, console d'administration des services utilisés, liste du personnel
Étapes
1. Réunir les factures de l'année et repérer, pour chaque service, le nombre de licences facturées et le prix unitaire 2. Ouvrir la console d'administration de chaque service et lister les comptes actifs, avec la date de dernière connexion quand elle est disponible 3. Comparer ce nombre à celui des personnes réellement en poste : chaque écart est une licence payée pour rien 4. Repérer les comptes qui ne se sont pas connectés depuis plusieurs mois, souvent des départs jamais traités 5. Chercher les doublons entre services : deux outils de visioconférence, deux espaces de stockage, deux gestionnaires de mots de passe 6. Vérifier le niveau d'offre souscrit : une offre supérieure est parfois payée pour une fonction que personne n'utilise 7. Résilier ou rétrograder ce qui n'est plus utile, en respectant les dates d'échéance annuelles pour ne pas payer une année de plus
Coût estimé
0 €, avec une économie fréquente de plusieurs centaines d'euros par an
Limites
Ne traite pas la négociation commerciale avec l'éditeur. Ne couvre pas les licences liées à un contrat pluriannuel, dont la résiliation avant terme peut être impossible.
Erreurs fréquentes
Résilier une licence avant d'avoir transféré les données du compte concerné. Rétrograder une offre sans vérifier quelle fonction disparaît, notamment la conservation des messages ou la sauvegarde.
Alternatives
Demander à l'éditeur un état d'utilisation des licences : la plupart le fournissent gratuitement et il évite le comptage manuel.
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