Partage de fichiers et gestion des accès dans Teams
La gestion des fichiers et des droits d'accès est l'une des sources de confusion les plus fréquentes pour les utilisateurs Teams en PME. Cette leçon vous donne les clés pour aider efficacement.
Comment Teams gère les fichiers
Chaque canal Teams est lié à une bibliothèque de documents SharePoint. Quand un utilisateur partage un fichier dans un canal, il est en réalité uploadé sur SharePoint dans le dossier correspondant au canal.
L'onglet Fichiers d'un canal donne accès à :
- Les fichiers partagés dans le canal
- Un lien "Ouvrir dans SharePoint" pour une vue plus complète
- Des options de tri, d'ajout de dossiers, de synchronisation
Co-édition en temps réel
Les fichiers Office (Word, Excel, PowerPoint) dans Teams peuvent être ouverts et édités simultanément par plusieurs personnes. Les modifications apparaissent en temps réel, avec le curseur coloré de chaque éditeur visible.
Conditions pour la co-édition :
- Le fichier doit être dans un canal Teams ou OneDrive (pas sur le bureau local)
- Tous les éditeurs doivent avoir au moins les droits de modification
- Utiliser la version web ou l'application desktop Office 365 (pas les versions Office 2016/2019 anciennes)
Partager un fichier avec quelqu'un hors de l'équipe
Si vous devez partager un fichier Teams avec une personne externe à l'équipe (mais dans la même entreprise) :
- Cliquer droit sur le fichier dans l'onglet Fichiers → Copier le lien
- Choisir les paramètres de partage : "Personnes dans [Entreprise]" ou "Personnes spécifiques"
- Envoyer le lien par Teams Direct Message ou email
Pour partager avec un externe à l'entreprise : l'administrateur doit avoir autorisé le partage externe dans les paramètres Teams/SharePoint.
Cas concret
Situation : un chef de projet vous appelle — il a partagé un lien vers un fichier Excel Teams avec un prestataire externe, mais celui-ci reçoit un message "Accès refusé".
Diagnostic et résolution :
- Vérifier si le partage externe est autorisé : → SharePoint → Stratégies → Partage → vérifier le niveau autorisé