La tentation de la base parfaite
Le projet démarre presque toujours de la même façon : un tableur de trois cents lignes, tenu par quelqu'un qui est parti, avec des colonnes ajoutées au fil des ans et des cases vides.
La tentation est de tout reprendre avant d'ouvrir l'outil. C'est ce qui enterre le projet : la reprise prend des semaines, personne ne voit rien avancer, et le tableur continue de vivre en parallèle.
La méthode qui marche est inverse : importer le peu qui est fiable, laisser l'inventaire automatique faire le reste, et ne saisir à la main que ce qu'aucune machine ne peut deviner.
Ce qui vient d'où
Trois sources, et il faut décider laquelle fait foi pour chaque information.
| Information | Source qui fait foi |
|---|---|
| Matériel, système, logiciels | l'agent d'inventaire |
| Utilisateurs, services | l'annuaire |
| Lieu précis, numéro d'immobilisation, contrat | la saisie humaine, ou un import |
La règle est simple : ce qu'une machine sait dire, on ne le saisit jamais. Toute colonne de votre tableur qui décrit du matériel est du travail à jeter, parce que l'agent la remplira mieux et la tiendra à jour.
Ce qui mérite d'être repris tient généralement en trois colonnes : le numéro de série, le lieu, et la personne affectée. C'est le pont entre le tableur et l'inventaire automatique.
L'import, et le doublon qu'il fabrique
GLPI importe des fichiers au format tableur, nativement ou par extension. Le piège est connu et se produit malgré tout : l'import crée des fiches qui existent déjà, et le parc double.
Deux précautions le règlent.
Importer avant de déployer les agents, ou sur un périmètre que les agents ne couvrent pas. L'ordre inverse est la fabrique à doublons.
Aligner la clé de rapprochement, le numéro de série le plus souvent. Un import sans clé commune produit systématiquement des créations.
Et un principe : importez un lot de dix lignes avant les trois cents. Les erreurs de format, de séparateur et d'encodage apparaissent toutes sur dix lignes, et se corrigent sans rien nettoyer.
L'ordre de bascule qui fonctionne
Six semaines, en séquence, chaque étape apportant un bénéfice visible.
- Installer et brancher l'annuaire. Personne ne voit rien, c'est normal.
- Déployer les agents sur un service pilote, une dizaine de postes. Le parc apparaît tout seul : c'est le moment où le projet devient crédible.
- Ouvrir le helpdesk à ce même service, avec une poignée de catégories.
- Corriger ce que le pilote a révélé, en particulier les catégories et les affectations.
- Étendre à toute l'entreprise, agents puis tickets.
- Fermer l'ancien canal.
L'erreur classique est de tout ouvrir le même jour à tout le monde. Les défauts de configuration apparaissent alors devant deux cents personnes, et la première impression est faite.
Ce qu'il ne faut pas reprendre
L'historique des anciens tickets. Il n'est presque jamais consulté, il pollue les statistiques et la reprise coûte cher. Gardez l'ancien outil en lecture seule quelques mois.
Les matériels déjà sortis. Un parc qui démarre avec deux cents machines réformées donne des chiffres faux dès le premier jour.
Les champs personnalisés du tableur dont personne ne sait plus à quoi ils servaient. S'ils manquent, ils réapparaîtront d'eux-mêmes, et vous saurez alors pourquoi.
À retenir
Ce qu'une machine sait dire ne se saisit pas : trois colonnes suffisent généralement à la reprise. Importez avant de déployer les agents, avec une clé de rapprochement, et testez sur dix lignes. Basculez par un service pilote, jamais tout le monde le même jour. Et ne reprenez ni l'historique des tickets, ni le matériel sorti.