Un autre régime, assumé comme tel
Licenciement, rupture immédiate, départ conflictuel, ou simplement absence prolongée sans nouvelles : la conduite change, et elle doit être décidée avant d'en avoir besoin.
La différence tient en une phrase : dans un départ planifié, la coupure suit la récupération. Dans un départ non planifié, la coupure précède tout le reste.
La séquence des trente premières minutes
Elle se prépare à froid, sous forme de liste, et s'exécute sans réfléchir le jour venu.
Suspendre le compte d'annuaire. Cela ferme la messagerie, le poste, les applications reliées, en une opération.
Fermer les sessions ouvertes, sur le poste, sur le téléphone, sur les accès distants. Un compte suspendu ne ferme pas toujours une session déjà active, et c'est le point que l'on découvre le jour où il compte.
Couper l'accès distant explicitement, tunnel, bureau à distance, comptes externes.
Révoquer les jetons et les applications autorisées, y compris sur les appareils personnels, si l'entreprise a mis en place une gestion des terminaux mobiles.
Retirer les accès physiques.
Ces cinq gestes prennent une demi-heure si la liste existe, et une demi-journée si elle doit s'inventer.
Qui déclenche, et sur quelle autorité
Point le plus important, et purement organisationnel : le service informatique n'a pas à décider d'une coupure d'urgence.
Le déclencheur est la direction ou les ressources humaines, par un canal convenu à l'avance, avec une personne nommée et une remplaçante. Une demande transmise oralement dans un couloir ne suffit pas, et la trace protège tout le monde, y compris le technicien qui exécute.
Cette décision se prend en réunion, une fois, à froid. Improvisée dans l'urgence, elle produit soit un retard, soit une coupure faite sur la parole de quelqu'un qui n'en avait pas l'autorité.
Ce qu'il ne faut pas faire
Supprimer. Encore moins ici qu'ailleurs : le contenu du compte peut devoir être conservé, pour la continuité du travail comme pour d'éventuelles suites.
Fouiller par curiosité. L'accès au contenu d'une boîte ou d'un poste répond à des règles précises, et il doit être demandé, motivé et tracé. Un technicien qui ouvre une messagerie de sa propre initiative se met en difficulté personnelle.
Annoncer publiquement. La communication appartient aux ressources humaines et à la direction, et l'informatique s'y tient.
Conserver, sans se tromper de motif
Dans un départ conflictuel, la conservation des données du compte peut être nécessaire.
Trois principes simples et suffisants : conserver sans consulter, sur demande écrite, avec une durée décidée. La consultation éventuelle relève d'une procédure distincte, avec les personnes compétentes.
Le rôle technique s'arrête à la conservation et à la trace. C'est exactement la limite à tenir, et elle protège celui qui la tient.
Après, la même liste
Une fois l'urgence passée, le reste du départ suit la procédure normale : récupération du contenu, délégation de la messagerie, matériel, licences, accès chez des tiers, suppression différée.
L'urgence n'est qu'un ordre différent, pas une procédure différente. Et c'est la raison pour laquelle une seule liste, avec deux ordres d'exécution possibles, vaut mieux que deux procédures séparées que personne ne tiendra à jour.
À retenir
Dans un départ non planifié, la coupure précède la récupération. Cinq gestes en trente minutes, dont la fermeture des sessions déjà actives, que la suspension ne garantit pas. Le déclenchement appartient à la direction, par un canal convenu et tracé. On conserve sans consulter. Et l'urgence n'est qu'un ordre différent de la même liste.