Chaque position a une raison
Le départ est le moment où l'ordre compte le plus, parce que certaines opérations sont irréversibles et que d'autres deviennent impossibles une fois la première faite.
Voici l'ordre, avec la raison de chaque position. C'est la raison qui doit être retenue, pas la liste.
1. Récupérer ce qui n'existe que chez la personne. Documents locaux, fichiers sur le bureau, notes, accès qu'elle seule détient. Une fois le compte supprimé, tout cela part avec lui.
2. Transférer ou déléguer la messagerie. Déléguer la boîte au responsable, ou mettre en place une redirection temporaire. Cette opération exige que le compte existe encore.
3. Mettre en place un message d'absence indiquant le nouveau contact. Les correspondants externes ne sont pas prévenus autrement.
4. Retirer les droits sensibles, en particulier administratifs, financiers et accès distants. Ces trois-là ne se laissent pas courir.
5. Suspendre le compte, sans le supprimer. Point développé plus bas : c'est la décision la plus importante de la liste.
6. Récupérer le matériel, contre la trace de remise faite à l'arrivée. Poste, téléphone, badges, clés, matériel à domicile.
7. Libérer les licences, une fois le compte suspendu et le contenu récupéré.
8. Retirer les accès chez des tiers, portails fournisseurs, outils en ligne, et tout ce qui ne passe pas par l'annuaire.
9. Supprimer, après un délai décidé. Trois à six mois selon votre politique.
Suspendre, jamais supprimer tout de suite
C'est l'erreur la plus coûteuse du départ, et elle se produit par excès de zèle.
Supprimer un compte le jour du départ emporte, selon les systèmes, la boîte de messagerie, les fichiers personnels, les partages dont la personne était propriétaire, et parfois les droits d'accès à des documents qu'elle avait créés.
La suspension, elle, coupe l'accès immédiatement, ce qui est le vrai besoin de sécurité, et conserve tout le reste. Elle est réversible, ce qui règle aussi le cas du départ annulé ou du retour.
Le compte se supprime plus tard, quand le contenu a été traité, et pas par oubli.
Les cinq oublis classiques
L'authentification forte liée au téléphone personnel de la personne, qui bloque une reprise de compte par un tiers.
Les partages dont elle est propriétaire, qui deviennent orphelins et parfois inaccessibles.
Les tâches planifiées qui tournent sous son compte, et qui s'arrêtent le jour de la suspension, souvent sans que personne fasse le lien.
Les accès physiques : badges, clés, alarme, coffre.
Les abonnements souscrits à son nom pour l'entreprise, qui se coupent à l'expiration sans prévenir.
Les deux du milieu produisent des incidents plusieurs semaines après le départ, et le lien avec celui-ci n'est presque jamais fait.
Le cas du responsable qui détient des accès partagés
Si la personne détenait des mots de passe partagés, comptes de service, accès fournisseurs, compte administrateur de secours, ces mots de passe doivent être changés, pas seulement transmis.
C'est une règle simple, rarement appliquée, et elle vaut quel que soit le contexte du départ. Un secret connu d'une personne qui n'est plus dans l'entreprise n'est plus un secret de l'entreprise.
À retenir
Récupérer, déléguer, informer, retirer les droits sensibles, suspendre sans supprimer, récupérer le matériel, libérer les licences, couper chez les tiers, supprimer plus tard. Chaque position a sa raison, et c'est elle qui compte. Et tout secret partagé connu du partant se change, il ne se transmet pas.