L'échec typique, et il est toujours le même
Le projet commence par une réunion où l'on décide de « tout modéliser ». Six mois plus tard, la base contient des milliers d'éléments dont personne ne connaît la fraîcheur, l'équipe a cessé de la mettre à jour, et les décisions se prennent toujours par téléphone.
La cause n'est pas le manque de rigueur, c'est le périmètre. Une base trop large dépasse la capacité d'entretien, et une base qu'on n'entretient pas devient fausse, donc inutilisable, donc abandonnée.
Commencer par les services, pas par les machines
Le retournement qui fait réussir un projet : ne partez pas de ce que vous possédez, partez de ce qui doit fonctionner.
Listez les services de l'entreprise, cinq à quinze suffisent : messagerie, gestion commerciale, partage de fichiers, téléphonie, accès distant, impression, site public.
Classez-les par ce qui se passe s'ils s'arrêtent une journée. Deux ou trois arrêtent l'activité, quelques-uns la gênent, le reste est inconfortable.
Modélisez d'abord les deux ou trois premiers, de bout en bout, avec leurs dépendances et leurs utilisateurs. Vous obtenez en quelques jours une base petite, exacte et immédiatement utile, plutôt qu'un chantier de six mois.
Le critère qui décide de ce qui entre
Un élément mérite d'entrer dans la base si sa panne ou sa modification change quelque chose pour quelqu'un.
Un serveur d'application, oui. Un onduleur, oui, parce que sa panne met un local à l'arrêt. Un câble réseau, non, parce que vous ne suivrez jamais chaque câble individuellement.
Le test se formule aussi à l'envers, et il est redoutable : si je supprime cette ligne de la base, quelle décision devient impossible ? Sans réponse, la ligne n'a pas à exister.
La profondeur, réglée par votre capacité d'action
Trois niveaux possibles pour un même poste de travail.
Le poste comme unité unique. Suffisant dans la plupart des PME : on remplace un poste, rarement un composant.
Le poste et ses composants principaux, disque et mémoire. Justifié si vous réparez vous-même et gérez un stock de pièces.
Le poste, ses composants et leurs numéros de série individuels. Réservé aux environnements réglementés ou aux flottes très coûteuses.
La règle : descendre d'un niveau seulement quand ce niveau déclenche une action différente. Sinon, c'est de la saisie qui vieillit.
Les sources qui font foi
Chaque information doit avoir une source désignée, et une seule. Sinon deux valeurs divergent et personne ne sait laquelle croire.
| Information | Source |
|---|---|
| Matériel, système, logiciels installés | découverte automatique |
| Personnes, services, rattachements | annuaire |
| Services métier et leurs dépendances | saisie humaine, revue périodique |
| Contrats, garanties, coûts | saisie ou import comptable |
La troisième ligne est celle qui demande un effort réel, et c'est aussi celle qui porte toute la valeur : aucune découverte automatique ne devinera que l'application de gestion commerciale est vitale pour quatorze personnes.
Grandir seulement quand ça sert
L'extension se décide sur un manque constaté, jamais sur un plan.
Le signal correct ressemble à cela : lors d'un incident, une information a manqué, et vous avez perdu du temps à la chercher. Cette information entre dans la base, avec sa source et son propriétaire.
Une base qui grandit ainsi reste exacte, parce que chaque ajout a prouvé son utilité avant d'exister.
À retenir
Partez des services, pas des machines, et modélisez d'abord les deux ou trois vitaux. Un élément entre si sa panne change quelque chose pour quelqu'un. La profondeur suit votre capacité d'action. Une source unique par information. Et vous n'étendez qu'après un manque constaté en situation réelle.