Problème
Vous avez branché un assistant sur vos documents. Vous posez une question dont vous savez que la réponse figure noir sur blanc dans une procédure, et l'assistant répond qu'il ne trouve pas. Ou pire, il répond à côté avec assurance. La conclusion naturelle est que l'outil ne marche pas. C'est presque toujours faux : dans la grande majorité des cas, le défaut est dans la préparation des documents, pas dans le modèle. Symptômes typiques : l'assistant répond correctement sur certains documents et jamais sur d'autres, ou il répondait bien la semaine dernière et plus aujourd'hui, ou deux personnes posant la même question obtiennent des résultats différents.
Solution recommandée
Ne changez pas de modèle et n'élargissez pas l'index : ces deux réflexes ne réparent rien et aggravent souvent la situation. Diagnostiquez dans l'ordre ci-dessous. Il va du moins coûteux au plus coûteux, et les deux premières causes expliquent à elles seules plus de la moitié des cas. La cause la plus fréquente et la plus invisible est le document scanné : le fichier s'ouvre, vous lisez le texte à l'écran, mais c'est une image et la machine n'y voit aucun mot.
Matériel & outils
L'interface d'administration de votre assistant, pour consulter la liste des documents indexés et la date de dernière indexation. La fonction qui affiche les extraits utilisés pour construire une réponse, souvent appelée sources ou citations. Si votre outil ne l'a pas, le diagnostic devient presque impossible. Un lecteur de PDF ordinaire, pour tester la sélection de texte à la souris. Le document lui-même, ouvert à côté, pour comparer son vocabulaire à celui de votre question.
Étapes
1. Vérifiez que le document est bien dans l'index. Ouvrez la liste des documents indexés et cherchez-le par son nom. S'il n'y est pas, tout le reste est inutile : le dossier n'est peut-être pas dans le périmètre, ou le format n'est pas pris en charge. 2. Testez si le PDF contient du vrai texte. Ouvrez-le et essayez de sélectionner un paragraphe à la souris. Si rien ne se sélectionne, c'est une image : il faut une étape d'extraction de texte avant l'indexation, sinon le document est vide pour la machine. 3. Comparez le vocabulaire. Relisez le document et reposez votre question avec ses mots exacts. Si la question disait congés et le document parle d'absences rémunérées, la recherche ne fait pas le rapprochement. Un résultat correct au deuxième essai désigne cette cause. 4. Regardez les extraits retrouvés. Demandez à voir les passages utilisés pour répondre. Un extrait qui commence au milieu d'une phrase, ou qui mélange deux sujets, signale un découpage à revoir. Un extrait hors sujet signale un problème de recherche, pas de rédaction. 5. Vérifiez la date de dernière indexation. Si le document a été modifié après, l'assistant travaille sur l'ancienne version. Relancez l'indexation et reposez la question. 6. Testez avec un autre compte. Si un collègue obtient la réponse et vous non, ce sont les droits d'accès qui filtrent, et c'est le comportement voulu : l'assistant ne montre que ce que la personne pouvait déjà ouvrir. 7. Si rien de tout cela n'explique le cas, réduisez le périmètre. Créez un index d'essai contenant uniquement les cinq documents concernés et reposez la question. Si la réponse arrive, le problème est le volume de l'index, pas le document.
Coût estimé
Gratuit. Le diagnostic complet demande entre trente minutes et deux heures selon le nombre de documents. La correction coûte du temps, pas de l'argent, sauf pour l'extraction de texte des documents scannés qui peut demander un outil dédié si le volume est important.
Limites
Ce diagnostic suppose que votre outil sait montrer les extraits utilisés. Sans cette fonction, plusieurs étapes se font à l'aveugle. Certains cas ne se corrigent pas par réglage. Une question qui demande une synthèse de trente documents à la fois dépasse le principe de fonctionnement : l'assistant ne voit que quelques extraits par question, jamais l'ensemble. Les documents très structurés comme les tableaux et les feuilles de calcul restent mal traités par la plupart des outils. Un tableau découpé en morceaux perd ses en-têtes de colonnes, et la réponse devient inexploitable. Enfin, si vos documents se contredisent entre eux, aucun réglage n'arbitrera à votre place.
Erreurs fréquentes
Élargir l'index en y ajoutant tout le serveur de fichiers. C'est l'erreur la plus coûteuse : elle ne résout pas le problème, dégrade la qualité des réponses en noyant les bons extraits, et expose des documents que personne n'ouvrait faute de connaître le chemin. Changer de modèle. La qualité d'un assistant documentaire dépend d'abord de la recherche, pas de la rédaction. Un meilleur modèle rédige mieux une réponse fondée sur le mauvais extrait. Reformuler sa question dix fois jusqu'à ce que ça marche, puis considérer le problème réglé. Vos collègues ne connaîtront pas la formulation magique. Conclure que l'outil ne marche pas après un seul essai raté, sans avoir regardé les extraits utilisés. Indexer des documents périmés en même temps que les documents à jour. L'assistant citera l'un ou l'autre au hasard, avec la même assurance.
Alternatives
Si le volume de documents est faible et les questions peu nombreuses, coller le document pertinent directement dans la conversation donne de meilleurs résultats qu'un index mal réglé, sans aucune mise en place. Si les questions reviennent toujours sur les mêmes dix sujets, une page de questions fréquentes écrite à la main les traitera mieux, plus vite et sans surprise. Si le besoin est de retrouver un document plutôt que de répondre à une question, un moteur de recherche ordinaire sur le serveur de fichiers est plus adapté, plus rapide et plus prévisible.
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