Le malentendu contractuel
Une suite bureautique en ligne, un outil de gestion commerciale, une messagerie hébergée : le fournisseur garantit la disponibilité du service et la durabilité de son infrastructure. Il ne garantit pas vos données contre vous.
C'est écrit dans les conditions, sous le terme de responsabilité partagée, et cela surprend systématiquement. Le fournisseur assure que le service fonctionne. Ce que vous y mettez, ce que vous en supprimez et ce qu'un compte compromis y détruit relèvent de vous.
Ce que la corbeille couvre, et ce qu'elle ne couvre pas
Les grands services conservent les éléments supprimés pendant une durée limitée, souvent trente à quatre-vingt-dix jours. C'est un filet réel pour l'erreur ordinaire.
Trois situations passent au travers.
La suppression ancienne. Découverte après l'expiration du délai, elle est définitive.
La suppression massive. Un compte compromis qui vide une boîte, ou une synchronisation qui propage une purge. Restaurer élément par élément devient impraticable.
La fermeture du compte. À l'expiration de l'abonnement ou au départ d'un salarié, la boîte et son contenu disparaissent selon un délai contractuel, corbeille comprise.
Ce dernier cas est le plus fréquent en PME, et le plus évitable : suspendre plutôt que supprimer, transférer avant de couper.
Ce qu'il faut sauvegarder soi-même
Par ordre de valeur, et non de volume :
- les messages et les pièces jointes des comptes clés
- les fichiers partagés, dont le contenu vit rarement ailleurs
- les données de l'outil métier : devis, factures, fiches clients
- les listes de contacts, dont la reconstitution coûte cher
Une exportation manuelle trimestrielle vaut mieux que rien. Un outil de sauvegarde dédié au service concerné vaut mieux qu'une exportation manuelle, parce qu'il tourne sans qu'on y pense.
La vérification qui prend dix minutes
Ouvrez une exportation déjà réalisée et essayez d'en tirer un élément précis : un message d'il y a six mois, une facture nommée.
Beaucoup d'exportations produisent un format compact et difficile à exploiter sans outil dédié. Le découvrir maintenant coûte dix minutes ; le découvrir pendant un incident coûte la journée.
Le départ d'un salarié, dans l'ordre
L'ordre est ce qui compte, et il est contre-intuitif.
- Transférer ou exporter le contenu du compte.
- Rediriger les messages entrants vers un collègue.
- Suspendre le compte, sans le supprimer.
- Supprimer plus tard, la période d'incertitude passée.
Supprimer le jour du départ efface souvent la messagerie et les documents de l'entreprise avec le compte, et c'est irréversible.
À retenir
Le fournisseur protège son service, pas vos suppressions. La corbeille dure quelques semaines et disparaît avec le compte. Exportez ce qui compte, vérifiez qu'une exportation est exploitable, et suspendez au lieu de supprimer.