OneDrive & SharePoint : Synchronisation, partage et versioning

OneDrive et SharePoint sont les deux piliers du stockage M365. La confusion entre les deux est extrêmement courante en helpdesk. Cette leçon clarifie leurs rôles et vous donne les techniques de résolution des problèmes courants.

OneDrive vs SharePoint : la distinction fondamentale

OneDrive est le stockage personnel de chaque utilisateur. C'est l'équivalent cloud du dossier "Mes Documents" : chaque utilisateur a 1 To dédié. Les fichiers OneDrive n'appartiennent qu'à cet utilisateur (sauf partage explicite).

SharePoint est le stockage collaboratif de l'organisation. Les bibliothèques de documents Teams, les intranets, les sites d'équipe : tout cela tourne sur SharePoint. Les fichiers SharePoint appartiennent à l'organisation, pas à un individu.

Synchronisation de fichiers avec l'application OneDrive

L'application OneDrive Desktop (intégrée à Windows 10/11) synchronise vos fichiers entre le cloud et votre disque local. Une fois configurée, vos fichiers OneDrive apparaissent dans l'Explorateur Windows.

Pour synchroniser une bibliothèque SharePoint également :

1. Aller sur le site SharePoint → bibliothèque de documents → cliquer Synchroniser
2. L'application OneDrive desktop prend en charge la synchro
3. Les fichiers apparaissent dans l'Explorateur sous "Nom de l'organisation"

Les icônes OneDrive indiquent l'état de synchronisation :

• Nuage bleu : disponible en ligne uniquement
• Cercle vert coché : synchronisé en local
• Cercle bleu tournant : synchronisation en cours
• Croix rouge : erreur de synchronisation

Versioning : récupérer une version antérieure

M365 conserve automatiquement un historique des versions pour tous les fichiers OneDrive et SharePoint. C'est une bouée de sauvetage en cas de modification accidentelle.

Pour accéder à l'historique :

1. Clic droit sur le fichier dans l'Explorateur Windows (OneDrive) ou dans SharePoint
2. "Afficher l'historique des versions" (ou dans SharePoint : 3 points → Historique des versions)
3. La liste des versions s'affiche avec date, heure et auteur
4. Cliquer sur une version pour la prévisualiser, puis Restaurer pour revenir à cette version

Par défaut, SharePoint conserve 500 versions d'un document. OneDrive conserve les versions des 30 derniers jours ou les 25 000 dernières versions.

Corbeille OneDrive/SharePoint

Les fichiers supprimés ne sont pas perdus immédiatement :

• Corbeille de premier niveau : dans OneDrive/SharePoint, conserve 93 jours
• Corbeille de second niveau (administrateurs) : pour les fichiers vidés de la corbeille principale

Pour restaurer depuis la corbeille dans OneDrive Web :

1. Aller sur onedrive.live.com ou office.com → OneDrive
2. Cliquer sur Corbeille dans le menu gauche
3. Sélectionner le fichier → Restaurer

Cas concret

Un utilisateur a "accidentellement supprimé un dossier entier" sur SharePoint Teams. Vous avez 93 jours pour le récupérer.

flowchart TD
    A[Utilisateur a supprimé un dossier SharePoint] --> B[Aller sur le site SharePoint concerné]
    B --> C[Cliquer sur Corbeille dans le menu gauche]
    C --> D{Dossier trouvé dans la corbeille ?}
    D -- Oui --> E[Sélectionner et Restaurer → dossier récupéré]
    D -- Non --> F{Suppression récente < 93j ?}
    F -- Oui --> G[Contacter admin M365 → Corbeille 2e niveau dans Centre Admin SharePoint]
    F -- Non --> H[Fichier irrécupérable sans sauvegarde externe]

Erreurs fréquentes

• Supprimer le compte d'un utilisateur sans transférer ses fichiers OneDrive : les fichiers sont perdus après 30 jours. Toujours transférer la propriété avant suppression.
• Synchroniser trop de données localement : sur un poste avec 128 Go de SSD, synchroniser 500 Go de SharePoint est impossible : utiliser les fichiers à la demande (cloud uniquement).
• Confondre Supprimer et Déplacer : glisser-déposer dans l'Explorateur entre dossiers déplace le fichier, pas le copier.

À retenir

• OneDrive = stockage personnel (1 To), SharePoint = stockage d'équipe/organisation
• L'historique des versions permet de restaurer une ancienne version d'un fichier
• La corbeille conserve les fichiers supprimés pendant 93 jours
• Avant de supprimer un compte utilisateur, transférer les fichiers OneDrive

Mini-exercice

Ouvrez votre OneDrive dans un navigateur. Créez un fichier Word de test, modifiez-le deux fois. Accédez à l'historique des versions et restaurez la première version. Vérifiez ensuite dans la corbeille qu'elle est bien vide.