Outlook Web — Règles, signature et calendrier partagé
Outlook Web App (OWA), accessible via outlook.office.com, est la version navigateur d'Outlook. En PME, beaucoup d'utilisateurs passent par là sur les postes partagés ou en télétravail. Maîtriser ses fonctionnalités avancées permet de résoudre rapidement les tickets courants.
Les règles de messagerie
Les règles automatisent le tri des emails. Elles s'appliquent à l'arrivée (ou à l'envoi) selon des conditions définies. Exemple classique : "Tous les emails de mon chef de projet vont dans le dossier Projet Alpha".
Pour créer une règle dans OWA :
- Paramètres (icône engrenage) → Afficher tous les paramètres Outlook
- Courrier → Règles
- Ajouter une nouvelle règle
- Définir la condition : expéditeur, objet, mots-clés, destinataire
- Définir l'action : déplacer vers un dossier, marquer comme lu, transférer, supprimer
- Enregistrer
Les règles s'appliquent dans l'ordre où elles sont listées — la première règle correspondante s'applique. Pour changer l'ordre : glisser-déposer.
La signature email
La signature est définie dans OWA et s'applique automatiquement aux nouveaux messages et/ou réponses.
Chemin : Paramètres → Afficher tous les paramètres → Courrier → Rédiger et répondre → section Signature
Bonnes pratiques de signature en PME :
- Nom complet, titre, entreprise
- Téléphone direct
- Lien site web (optionnel)
- Ne pas inclure d'image lourde ou de disclaimer légal interminable
Si l'entreprise a une signature centralisée gérée par l'admin (via Exchange/EOP), les modifications de l'utilisateur peuvent être écrasées à l'envoi.
Délégation de boîte mail
La délégation permet à une personne d'accéder à la boîte mail d'une autre (ex : assistante qui gère les emails du directeur).
Types d'accès :
- Lecture seule : peut lire les emails