Construire un suivi de dépenses de bout en bout

Tout ce qui précède se rassemble ici. Vous allez construire, à partir d'une feuille vide, un suivi de dépenses qui se met à jour quand on ajoute une ligne, qui donne la part de chaque poste dans le total, et qui reste lisible pour quelqu'un d'autre que vous.

Le contexte : le budget annuel d'une association. Le principe vaut à l'identique pour un suivi de frais professionnels, un budget de service ou les dépenses d'un foyer.

Étape 1 : poser le tableau

Une seule ligne de titres, tout en haut, avec un titre par colonne, puis une ligne par dépense. Pas de ligne vide pour aérer, pas de deux informations dans la même case.

Contrôle immédiat, celui de la deuxième leçon du chapitre 2 : les dates et les montants doivent être collés à droite. S'ils sont à gauche, ce sont des textes, et rien de ce qui suit ne fonctionnera.

Étape 2 : le total qui se met à jour

Laissez une ligne vide après vos données, puis posez le total en dessous, par exemple en C7 :

=SOMME(C2:C5)

Vous obtenez 962,9. Modifiez n'importe quel montant, le total suit.

Un point à connaître dès maintenant, parce qu'il surprend tout le monde : si vous ajoutez une dépense en ligne 6, juste sous la dernière, la plage C2:C5 ne la contient pas, et le total l'ignore. Ce n'est pas une panne, c'est que vous avez désigné une plage qui s'arrête en C5.

Deux façons de s'en sortir, l'une immédiate et l'autre définitive :

• Immédiate : insérez la nouvelle ligne au milieu des données plutôt qu'à la fin, par un clic droit sur un numéro de ligne. Le tableur élargit alors la plage tout seul, et le total reste juste.
• Définitive : déclarer la zone comme un vrai tableau, ce qui fait grandir la plage automatiquement à chaque ajout. C'est la question centrale du guide Construire un tableau Excel qui ne se casse pas, à lire juste après ce cours.

Étape 3 : la part de chaque poste

Vous voulez savoir ce que pèse chaque dépense dans le total. C'est une division par une cellule unique, donc exactement le cas de la leçon précédente : le total doit être épinglé.

En D2 :

=C2/$C$7

Recopiez vers le bas jusqu'en D5, puis appliquez un format d'affichage en pourcentage sur la plage. Vous lisez 54 %, 24 %, 12 % et 9 %.

Vérifiez la dernière ligne : D5 doit afficher =C5/$C$7. Sans les dollars, la formule chercherait un total en C10, qui est vide, et vous liriez une erreur de division par zéro.

Étape 4 : compter et regrouper

Deux besoins reviennent toujours, et deux fonctions y répondent, disponibles sous ces noms français dans les trois tableurs :

=NB(C2:C5)
=SOMME.SI(B2:B5;"Repas";C2:C5)

La première compte les dépenses enregistrées. La seconde additionne uniquement les montants dont le poste, en colonne B, vaut « Repas ». Elle se lit ainsi : regarde dans la plage des postes, retiens les lignes égales à « Repas », additionne les montants correspondants.

Mieux que d'écrire le mot entre guillemets : posez la liste des postes en dessous, et faites pointer la formule sur la cellule qui contient le nom. Vous pourrez alors la recopier pour tous les postes d'un coup, à condition d'épingler les deux plages, qui ne doivent pas se décaler :

=SOMME.SI($B$2:$B$5;A11;$C$2:$C$5)

Étape 5 : rendre le tableau lisible

Rien de décoratif ici, uniquement ce qui évite les erreurs de lecture :

• Mettez les titres de colonnes en gras et figez la première ligne pour qu'ils restent visibles.
• Formatez la colonne des montants en monétaire et celle des parts en pourcentage. Rappel du chapitre 2 : le format change l'affichage, jamais le contenu.
• Renommez la feuille, par exemple Depenses 2026.
• Triez par date ou par montant en cliquant dans les données puis en lançant un tri. Vérifiez seulement que le tableur a bien reconnu votre ligne de titres, sinon elle partira se ranger au milieu des données.

flowchart TD
    A["Titres, une ligne par dépense"] --> B["Contrôle : montants collés à droite"]
    B --> C["Total avec SOMME"]
    C --> D["Part de chaque poste<br/>avec le total épinglé"]
    D --> E["Format monétaire et pourcentage"]
    E --> F["Feuille renommée, titres figés"]

Cas concret

Le trésorier ajoute une dépense de dernière minute : 64 euros de photocopies, le 22 mars.

1. Clic droit sur le numéro de la ligne 5, insérer une ligne : la nouvelle ligne se glisse dans les données.
2. Saisissez la date, le poste, le montant, en validant par Tab.
3. Regardez le total : il est passé à 1 026,9 sans que vous ayez touché à la formule, parce que la plage s'est élargie toute seule à l'insertion.
4. Recopiez la formule de part sur la nouvelle ligne en tirant le petit carré depuis la ligne du dessus, puis cliquez sur la dernière cellule de la colonne Part pour vérifier que le total y est bien épinglé.

Erreurs fréquentes

• Ajouter les nouvelles lignes sous la dernière, hors de la plage du total. Le total ne bronche pas, et c'est justement le danger : il est faux sans le dire. Insérez dans les données, ou passez en vrai tableau.
• Oublier d'épingler le total dans la formule de part. La première ligne sera juste, les suivantes afficheront une erreur ou un pourcentage absurde.
• Taper le total à la main parce que « c'est plus rapide ». Un total tapé est un total qui sera faux à la prochaine modification, et personne ne s'en apercevra.

À retenir

• Une ligne de titres, une ligne par dépense, une information par colonne : tout le reste en découle.
• Un total se calcule avec SOMME et ne se tape jamais.
• Une formule qui divise par un total unique doit épingler ce total.
• Une nouvelle ligne insérée au milieu des données est automatiquement prise dans les plages ; une ligne ajoutée tout en bas ne l'est pas.

Mini-exercice

Construisez le tableau de cette leçon dans une feuille vide, avec vos propres dépenses du mois.

Calculez le total, puis la part de chaque poste avec le total épinglé. Ajoutez ensuite une dépense en insérant une ligne au milieu, et vérifiez trois choses : le total a bougé, la colonne des parts s'est recalculée, et la dernière formule de la colonne Part contient bien les dollars.