Votre première formule : le signe égal change tout

Jusqu'ici, votre tableur n'était qu'une feuille quadrillée. Vous y avez rangé des données proprement, ce qui est déjà beaucoup, mais une feuille de papier aurait fait pareil.

Cette leçon est la bascule. À partir du moment où une cellule contient une formule, elle ne se contente plus d'afficher ce que vous avez tapé : elle recalcule son résultat à chaque fois qu'une donnée change. C'est précisément ce qui fait qu'un tableur mérite d'exister.

En clair

Une formule est un calcul écrit dans une cellule. Elle commence toujours par le signe =, et elle désigne les autres cellules par leur adresse plutôt que par leur valeur. C'est ce détail qui rend le résultat vivant.

Le signe égal est un signal, pas une décoration

Tapez 12+8 dans une cellule : vous obtenez le texte 12+8. Tapez =12+8 : vous obtenez 20.

Le signe = en première position dit au tableur : « ce qui suit n'est pas à afficher, c'est à calculer ». Sans lui, rien ne se passe, et c'est la toute première chose à vérifier quand une formule ne donne pas ce qu'on attend.

Une fois la formule validée, la cellule affiche le résultat, et la barre de formule affiche la formule. Souvenez-vous de la distinction posée en première leçon : c'est ici qu'elle prend tout son sens. Pour lire ce qu'une cellule calcule vraiment, il faut cliquer dessus et regarder la barre de formule, jamais l'écran.

Calculer avec des adresses, pas avec des valeurs

Comparez ces deux façons d'additionner deux dépenses de 480 et 235,50 euros, saisies en B2 et B3 :

=480+235,5
=B2+B3

Les deux affichent 715,5 aujourd'hui. Mais si vous corrigez la dépense de B2 à 500, la première continue d'afficher 715,5, définitivement fausse, et la seconde affiche 735,5 immédiatement, sans que vous y touchiez.

C'est tout le principe : une formule ne recopie pas une valeur, elle pointe vers une cellule. Ce qu'elle affiche est le reflet permanent de ce qui s'y trouve.

Les opérateurs sont ceux que vous connaissez : + addition, - soustraction, * multiplication, / division, et les parenthèses pour imposer l'ordre des calculs.

Les cinq fonctions qui couvrent presque tout

Une fonction est un calcul tout prêt à qui on donne une plage. Son nom est suivi de parenthèses.

Ces cinq fonctions existent sous ces noms français exacts dans Excel, LibreOffice Calc et Google Sheets configurés en français. Il en existe des centaines d'autres ; celles-ci suffisent à construire la plupart des suivis que l'on tient à la main.

Astuce de saisie : plutôt que de taper B2:B13, tapez =SOMME( puis sélectionnez la plage à la souris, et fermez la parenthèse. Le tableur écrit l'adresse pour vous, et vous ne pouvez pas vous tromper de bornes.

Le point-virgule, et les formules trouvées sur Internet

Quand une fonction attend plusieurs éléments, ils se séparent par un point-virgule dans un tableur configuré en français : =SOMME(B2:B13;D2:D13) additionne les deux plages.

Cela a une conséquence très concrète. Une formule recopiée depuis un site anglophone arrive avec des noms anglais et la virgule comme séparateur :

=SUM(B2:B13, D2:D13)

Collée telle quelle dans un tableur français, elle ne fonctionnera pas : le nom SUM n'est pas reconnu, et la virgule non plus. Il faut traduire le nom et remplacer la virgule par un point-virgule. C'est un piège très fréquent, et il n'a rien à voir avec votre compréhension du calcul.

Cas concret

Le trésorier d'une association veut savoir où en est le budget de la sortie de mars.

Les montants sont en B2, B3 et B4. En B6, vous écrivez :

=SOMME(B2:B4)

Vous obtenez 835,5. Le budget voté était de 900 euros, saisi en D2. En D4, vous écrivez le reste disponible :

=D2-B6

Vous obtenez 64,5.

Maintenant la partie qui compte. Le transporteur rectifie sa facture : le car coûte 520 euros. Vous changez la seule valeur de B2, et sans rien faire d'autre, le total passe à 875,5 et le reste disponible à 24,5. Deux cellules se sont mises à jour parce qu'une troisième a changé.

C'est ce jour-là qu'on cesse de refaire ses calculs à la calculatrice.

flowchart LR
    A["B2 : montant du car"] --> B["B6 : =SOMME(B2:B4)"]
    B --> C["D4 : =D2-B6"]
    D["Je corrige B2"] --> A
    A -. "recalcul immédiat" .-> B
    B -. "recalcul immédiat" .-> C

Erreurs fréquentes

• Oublier le signe égal. La cellule affiche alors le texte du calcul au lieu du résultat. C'est la première chose à regarder, avant même de relire la formule. Si la formule est correcte et que le texte s'affiche quand même, la cause est ailleurs : voir Excel affiche ma formule au lieu du résultat.
• Taper les valeurs dans la formule au lieu des adresses. =480+235,5 donne un résultat juste une fois, puis faux pour toujours, et personne ne s'en aperçoit.
• Recopier une formule trouvée sur un site anglophone sans la traduire. Noms anglais et virgules à la place des points-virgules : elle est refusée.

À retenir

• Une formule commence par =, sinon ce n'est que du texte.
• Elle pointe vers des cellules par leur adresse, et c'est ce qui fait qu'elle se met à jour toute seule.
• SOMME, MOYENNE, MIN, MAX et NB couvrent l'essentiel des suivis courants, sous ces noms français dans les trois tableurs.
• En français, les éléments d'une fonction se séparent par un point-virgule.

Mini-exercice

Dans une feuille vide, tapez trois montants dans B2, B3 et B4.

1. En B6, écrivez =SOMME(, sélectionnez B2 à B4 à la souris, fermez la parenthèse et validez.
2. Changez la valeur de B3 et regardez B6 se recalculer.
3. Cliquez sur B6 : la cellule affiche un nombre, la barre de formule affiche la formule. Vous venez de voir de vos yeux les deux faces d'une même cellule.