Mettre un mot sur ce que vous voyez à l'écran

Une collègue vous dit : « mets le total en B12, et recopie la plage jusqu'en bas ». Vous regardez l'écran, vous voyez un quadrillage, et vous ne savez pas par où commencer. Ce n'est pas un problème d'informatique, c'est un problème de vocabulaire : personne ne peut suivre une consigne dont il ne comprend pas les mots.

Cette leçon ne demande aucune manipulation risquée. Elle pose les six mots qui reviennent dans toutes les consignes que vous entendrez ensuite. Une fois ces mots en place, la suite du cours devient possible.

En clair

Un tableur est un logiciel qui affiche une grande feuille quadrillée et qui sait calculer tout seul à partir de ce que vous y écrivez. Excel, LibreOffice Calc et Google Sheets sont trois tableurs différents, mais ils sont construits sur exactement les mêmes notions. Ce que vous apprenez ici vaut pour les trois.

Les mots du quadrillage

Voici les six mots, dans l'ordre où vous en aurez besoin.

Le fichier, appelé classeur. C'est ce que vous ouvrez et ce que vous enregistrez, l'équivalent du document dans un traitement de texte. Le mot « classeur » est bien choisi : comme un classeur en carton, il contient plusieurs feuilles.

La feuille, aussi appelée onglet. En bas de l'écran, une petite languette porte un nom, souvent « Feuil1 ». Chaque languette est une feuille quadrillée complète et indépendante. Cliquer sur une languette change de feuille, exactement comme on change de page dans un classeur. Le mot « onglet » désigne la languette, le mot « feuille » désigne ce qu'elle contient : dans la vie courante, les deux s'emploient l'un pour l'autre.

La colonne. C'est une bande verticale, de haut en bas. En haut de l'écran, une bande grise donne à chaque colonne une lettre : A, B, C, et ainsi de suite.

La ligne. C'est une bande horizontale, de gauche à droite. Sur le bord gauche, une bande grise donne à chaque ligne un numéro : 1, 2, 3, et ainsi de suite.

La cellule. C'est une case, le croisement d'une colonne et d'une ligne. C'est la seule chose dans laquelle vous écrivez : on n'écrit jamais « dans une colonne », on écrit toujours dans une cellule.

La plage. C'est un groupe de cellules voisines, sélectionnées ensemble. Quand on vous dit « la plage des montants », on parle du bloc de cellules qui contient les montants.

graph TD
    A["Classeur (le fichier)"] --> B["Feuille 1 (un onglet)"]
    A --> C["Feuille 2 (un onglet)"]
    B --> D["Colonnes A, B, C : verticales"]
    B --> E["Lignes 1, 2, 3 : horizontales"]
    D --> F["Cellule B12 : le croisement"]
    E --> F

L'adresse d'une cellule

Chaque cellule a une adresse, et cette adresse est simplement sa lettre de colonne suivie de son numéro de ligne, sans espace : B12 est la cellule qui se trouve dans la colonne B, sur la ligne 12. On dit aussi la référence de la cellule.

L'ordre ne change jamais : d'abord la lettre, ensuite le chiffre. 12B n'existe pas.

Une plage s'écrit avec ses deux coins opposés séparés par deux points : B2:B12 désigne toutes les cellules de la colonne B, de la ligne 2 à la ligne 12 comprises. Et B2:D12 désigne le rectangle complet qui va du coin haut-gauche B2 au coin bas-droite D12.

Retenez surtout ceci, parce que tout le chapitre 3 en dépend : une adresse de cellule n'est pas une décoration, c'est un nom. Elle sert à parler d'une case sans la montrer du doigt, et c'est exactement ce qu'un calcul aura besoin de faire.

Les deux endroits où regarder

Quand vous cliquez sur une cellule, elle s'entoure d'un cadre épais : c'est la cellule active, celle qui recevra ce que vous taperez. Deux zones de l'écran parlent d'elle en permanence :

• La zone de nom, tout en haut à gauche, affiche son adresse. C'est le moyen le plus rapide de savoir où vous êtes quand vous êtes perdu.
• La barre de formule, juste à droite de cette zone, affiche le contenu réel de la cellule.

Cette distinction sera capitale plus tard : la cellule affiche un résultat, la barre de formule montre ce qui produit ce résultat. Les deux peuvent être très différents, et c'est normal.

Cas concret

Une association vous demande de reprendre le suivi des heures de bénévolat. On vous envoie un fichier et ce message : « le récap est dans l'onglet Mars, les heures sont en colonne D, tu peux mettre le total en D30 ».

Traduit avec les mots que vous venez de poser :

1. En bas de l'écran, cliquez sur la languette nommée Mars. Vous changez de feuille.
2. Les heures occupent la bande verticale sous la lettre D.
3. D30 est la case qui se trouve dans cette colonne, sur la ligne numéro 30. Cliquez dessus : la zone de nom en haut à gauche doit afficher D30. Si elle affiche autre chose, vous n'êtes pas au bon endroit.

Vous n'avez encore rien calculé, mais vous savez désormais exécuter la consigne sans hésiter, et c'est la moitié du chemin.

Erreurs fréquentes

• Confondre la ligne et la colonne. Le repère qui ne trompe pas : les colonnes portent des lettres, les lignes portent des numéros. Si on vous parle d'un chiffre seul, c'est une ligne.
• Chercher son fichier dans le mauvais onglet et croire que les données ont disparu. Avant de paniquer, regardez toutes les languettes en bas de l'écran : il y en a presque toujours plus d'une.
• Croire qu'on écrit dans une colonne. On écrit toujours dans une cellule précise. « Mettre le montant en colonne C » veut dire : dans la cellule de la colonne C, sur la ligne de l'élément concerné.

À retenir

• Classeur (le fichier), feuille ou onglet (une page du classeur), colonne (verticale, une lettre), ligne (horizontale, un numéro), cellule (une case), plage (un bloc de cellules).
• L'adresse d'une cellule s'écrit lettre puis chiffre : B12. Une plage s'écrit avec deux points entre ses coins : B2:B12.
• La zone de nom dit où vous êtes, la barre de formule dit ce que contient vraiment la cellule.

Mini-exercice

Ouvrez un tableur, n'importe lequel, sur un classeur vide. Aucun risque : vous n'enregistrerez rien.

1. Cliquez sur la case qui se trouve au croisement de la colonne C et de la ligne 5. Vérifiez que la zone de nom affiche bien C5.
2. Tapez votre prénom, puis appuyez sur Entrée.
3. Cliquez à nouveau sur C5 et regardez la barre de formule : elle affiche votre prénom, le même contenu que la cellule.
4. Cliquez sur C5, maintenez le bouton enfoncé et descendez jusqu'à C10. Vous venez de sélectionner la plage C5:C10.