Ce que l'inventaire seul ne dit pas
Un inventaire répond à « qu'est-ce que je possède ». Il ne répond ni à « jusqu'à quand est-ce couvert », ni à « ai-je le droit de l'utiliser », ni à « combien cela me coûte ». Ces trois questions arrivent toujours au mauvais moment : une panne hors garantie, un audit d'éditeur, un budget à défendre.
Les contrats et les alertes qui servent
Un contrat porte un fournisseur, des dates, un coût, un préavis, et des éléments du parc rattachés.
Le champ qui justifie à lui seul la saisie est le préavis de renouvellement. Un contrat à tacite reconduction dont le préavis est de trois mois se renouvelle pour un an si personne n'y pense en temps voulu. GLPI envoie l'alerte, à condition que les actions automatiques tournent, ce qui renvoie au chapitre précédent.
Trois alertes valent d'être activées : fin de contrat avec le préavis, fin de garantie des matériels, et expiration des certificats, que GLPI gère également comme objets.
La garantie, et l'arbitrage qu'elle permet
La date d'achat et la durée de garantie se saisissent sur le matériel, parfois remontées par l'inventaire selon le constructeur.
L'usage réel n'est pas administratif. Devant un poste en panne, la question est : sous garantie, on fait jouer le contrat ; hors garantie, on arbitre entre réparer et remplacer. Sans cette date, l'arbitrage se fait au jugé, et on répare des machines qui auraient été échangées gratuitement.
Le second usage est budgétaire : la liste des matériels dont la garantie expire dans l'année est la base d'un plan de renouvellement défendable, chiffré, présenté avant la panne plutôt qu'après.
Les licences, le sujet qui coûte cher
L'inventaire remonte les logiciels installés. La conformité, elle, compare cette réalité aux licences détenues.
GLPI gère les deux et présente l'écart. C'est le seul endroit où l'on découvre, sans audit, que quarante postes portent une suite bureautique pour trente licences achetées.
Trois pièges à connaître.
Les types de licence ne se comptent pas pareil. Par poste, par utilisateur nommé, par processeur, par cœur. Une licence par utilisateur couvre plusieurs machines, une licence par poste non.
Le logiciel désinstallé reste compté tant que l'inventaire n'est pas repassé, ce qui gonfle temporairement l'écart après une campagne de nettoyage.
Les logiciels libres encombrent la liste. Filtrez-les par un dictionnaire, sinon la vue de conformité est illisible.
Le dictionnaire mérite d'être nommé ici : il normalise les noms remontés par les agents. Une même suite apparaît sous quatre libellés selon les versions et les langues, et sans normalisation, aucun décompte n'est juste.
Les réservations
Fonction discrète et immédiatement utile : un matériel peut être déclaré réservable, et les utilisateurs le réservent sur un calendrier.
Vidéoprojecteurs, portables de prêt, salles équipées, appareils de test. Le gain n'est pas dans l'outil, il est dans la disparition des échanges de messages pour savoir si le portable de prêt est libre jeudi.
Le cycle de vie complet
Les statuts d'un matériel structurent tout le reste : en stock, en service, en panne, en réparation, en attente de réforme, réformé.
Deux bénéfices concrets. Le parc réellement en service se distingue du stock, ce qui corrige les décomptes de licences. Et la sortie d'un matériel devient un état tracé, avec sa date, plutôt qu'une suppression qui efface l'historique.
Ne supprimez jamais un matériel sorti : passez-le en réformé. L'historique des tickets qui lui sont liés garde alors son sens.
À retenir
Le préavis de contrat est le champ qui rembourse la saisie. La date de garantie transforme une décision au jugé en arbitrage. La conformité des licences se joue sur le type de licence et sur un dictionnaire qui normalise les noms. Et un matériel sorti se réforme, il ne se supprime pas.